サイボウズ事例, LITONEウェブアプリ for LINE WORKS株式会社パソナライフケア様
株式会社パソナライフケア ： https://www.pasona-lc.co.jp/
業務内容介護・保育サービス、人材派遣サービス、自治体の子育て支援事業の受託
製品の利用用途訪問員300名のアカウント管理、QRチケット配布、ヒアリングデータの一元管理を効率化
LITONE ウェブアプリ for LINE WORKS × LINE WORKS × kintoneの連携で訪問運用を一元管理し、負担を軽減
登録している約300名の訪問員は地域の子育て経験者で構成されており、事業の拡大とともに管理や情報共有の仕組みが複雑化していました。今回は、株式会社パソナライフケア様の担当者様に運用改善に取り組まれた背景や、その効果についてお話を伺いました。
300名の訪問員管理とQRコード配布をデジタル化。情報管理と業務効率が大幅に改善
【導入前の課題】
当初、株式会社パソナライフケア様では、訪問員との連絡手段としてLINEのグループ機能を活用していました。
しかし、LINEグループには管理者が訪問員を強制退出できる機能がないため、担当外になった訪問員がグループ内に残り続けてしまう問題がありました。この状態では個人情報が閲覧されるリスクが高く、毎月「退出してください」と依頼する運用にも限界が生じていました。
さらに、「ヒアリング内容の記録はMicrosoft Forms」「訪問管理はExcel」のような形で、データが複数のツールに分散。各自治体への報告書を作成する際にはバラバラになっている情報を集約する必要があり、事務担当者1名に大きな負荷がかかっていました。
また、同社ではヒアリングに回答した家庭へ「3,000円分の育児チケット」の配布を実施しており、そのQRコードは毎月、訪問員の人数分を発行する必要があります。以前はこのチケットを紙で配布していたため全ての工程を手作業で対応していましたが、運用が追いつかない状況になっていました。
【導入したソリューション】
課題を根本的に解決するため、同社はLINE WORKSとLITONEウェブアプリ for LINE WORKSとkintoneを導入しました。
まずLINE WORKSのアカウント管理により、訪問員の管理が容易になり、必要な情報へのアクセスを制限できるようになりました。アンケート入力や訪問登録、2次元コードの表示はLINE WORKS上のリッチメニューに集約され、訪問員が迷わず利用できる仕組みへと改善されました。
また、基幹システムから出力される2次元コードデータはkintoneで自動的に訪問員ごとに振り分けられ、LINE WORKSへ反映されるようになりました。これまで手作業だった育児チケットの印刷や切り分け、封入、発送作業は完全に不要となりました。
【導入後の効果】
LITONEウェブアプリ for LINE WORKSの導入により、事務担当者の負担は大幅に軽減しました。以前は300名分の育児チケット用2次元コードを紙で印刷し、封筒に入れて郵送する作業に膨大な時間がかかっていましたが、現在はデータを取り込むだけで完了。手作業の工程がなくなり、作業時間とミスのリスクが大幅に削減されました。
また、訪問員向けの操作導線がLINE WORKSに集約されたことで、「必要な情報へのアクセス先が分からず迷う」といった課題も解消。URLが複数存在していた頃と比べ、現場の混乱が起こりにくい運用が実現しています。
さらに、ヒアリング内容・訪問記録・チケット配布情報などがkintoneに一元化されたことで、自治体への報告書作成も効率化。情報の集約作業にかかっていた負担が減り、事務作業全体の安定化と品質向上につながっています。
今後どのようになっていきたいかパソナグループ全体ではすでにkintoneを活用していたものの、株式会社パソナライフケア様の取り組みで他グループへの利用促進も考えられる結果となりました。そのため、今回構築した仕組みをもとにグループへの展開などの検討も今後視野にいれております。
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