CASE STUDY 事例紹介

社内外の情報共有をすべてこれにしたい!GlobalBのChatWork活用術METOOS(kintone)や各種サービスとの連携等

2020.04.03

GlobalBの社内ではChatWorkをフル活用しています。
社内でのやりとりは緊急以外はすべてChatWorkを利用。

クライアントとのやりとりも積極的にChatWorkを取り入れています。

ChatWorkの利点は?
ChatWorkの何がいいか?とクライアントに聞かれることが多々ありますが
なかなか説明し辛いんです。。。

自社内でいいなって思っていることは以下の通りです。

・共有が楽
・会議が少ない、会議のための資料作りが不要
・余計なことを打たなくていい

・「共有が楽」って?
ChatWorkではスレッド毎に会話が出来ます。イメージはLINEのグループチャットですね。
スレッドごとにメンバーを変えて一気に情報共有が可能です。
メールで複数人で会話しようとするとごちゃごちゃになって分からなくなりますよね。。

・会議が少ない、会議のための資料作りが不要
会議って時間を使いますよね。。20分の会議でも5人参加すれば100分の時間を使っています。
更に、会議のための資料をつくって、内容がわかっている人にも同じ内容を話す。。。
うん。もったいない時間ですよね?

ChatWorkを使えば情報を小出しに共有しやすいのでまとめて話す必要もないし、
細かいところで承認を得ていきやすいので話が進むのが早くなります。

見るのも返事をするのも各自のスキマ時間のため、タイミングを合わせる必要がありません。

・余計なことを打たなくていい
メールを打つ時ってこんなこと打ってますよね?
「○○株式会社 営業部部長 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社GlobalBの○○です。

以前お話した〇〇の件ですが、…」
↑のすべてChatWorkならいりません。
相手への呼びかけはChatWorkの「TO」ボタンで自動で入り
スレッド毎に何の案件かで分けていればそのままの流れで話に入れます。

これに慣れてしまうとメールが煩わしくてしょうがなくなりますw

■GlobalBのChatWorkの使い方
・朝の挨拶
・議事録登録
・案件ごとの情報共有
・クライアントとのやりとり
・電話代行の利用
・METOOS(kintone)等、他サービスとの連携

・朝の挨拶
GlobalBでは、完全テレワークの社員、営業で外出しがちの社員、タイで採用したタイ人の社員など様々なものが働いています。
それぞれがGlobalBの一員として意識するために社内での朝の挨拶を必ずみんな打ち込むことにしています。

・議事録登録
こちらは後述する自社サービスMETOOS(kintone)との連携機能を利用しているのですが、
METOOS上の活動記録に登録した議事録が自動でChatWorkの議事録スレッドに投稿されるようになっています。
これにより、皆が案件の概要を把握することが可能です。(営業結果の報告会議など必要ありません。)

・案件ごとの情報共有
案件ごとにスレッドを分けて情報を共有しています。
社内専用のスレッドは「__クライアント名」というように「__」を付けることで間違えないようにしています。

・電話代行の利用(オプション)
営業電話で時間を取られるのって結構もったいない時間です。
また、電話がなることでそれまでの集中が途切れることも…
そこでChatWorkの電話代行サービスが役立ちます。(有料オプション 10,000円/月)
GlobalBでは、自社の固定電話に掛かって来た電話はオペレーターセンターへ繋がり、内容をChatWorkで共有して頂けます。
たまに名前や会社名を間違えられることがありますが、それ以外はすごく役に立っています。

・METOOS(kintone)等、他サービスとの連携
他サービスの様々な通知をChatWorkに投稿することが可能です。
■連携の例
【kintone連携】
 ・活動記録や議事録の登録時に同じ内容をChatWorkにも投稿
 ・kintone上で登録した、タスクやワークフローをChatWorkで通知
【Googleカレンダー連携】
 ・登録した予定を○分前にChatWorkに通知

GlobalBにはなくてはならない存在となっているChatWorkのご紹介でした!
ChatWorkの活用法や、各種システムの連携のご相談などお気軽にご相談下さい。

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