2025.06.27

長崎県佐世保市で、印刷事業を手がける有限会社エスケイ・アイ・コーポレーション様。印刷の現場では、今なお紙による情報伝達が必要不可欠な場面も多く、請求書や作業指示書の発行など、手作業が中心だった業務に課題を感じていました。

今回は、経理・請求業務を中心に、会社を支える総務の仕事を20年以上担当してきた中村まり子さんに、LITONE for kintone PDFの導入によって実現した「ワンクリックで完結する業務」への変化について伺いました。

業務が“紙”に縛られていた時代から、ワンクリックの効率化へ

Q：有限会社エスケイ・アイ・コーポレーションの事業内容について教えてください。

中村：基本は印刷業なんですが、佐世保市を中心に、出版やフリーペーパーの制作など、地域に根ざした事業を展開しています。
グルメや遊びをテーマにした情報誌がメインですが、最近では建築や美容関係の広告も増えてきて、地域のさまざまな業種の方にご利用いただいています。

ホームページはこちら▶ 有限会社エスケイ・アイ・コーポレーション公式サイト

Q：中村さんの業務について教えてください。

中村： 総務として経理まわりが中心ですね。請求書の作成・送付、支払い管理、給与計算、外注費対応など幅広い業務を担当しています。

見積書や発注書の確認、経費の計上、現金の出入りの記帳、支払業務、書類の保管などもあり、チームのメンバーと分担しながら対応しています。

Q：幅広くお仕事を担当されていますが、日々の業務で大切にしていることはありますか？

中村：私は、どちらかというと仕事のスピードはあまり早くないほうでして….。だからこそ、「人から頼まれたことは、なるべく先にやる」というのは意識しています。

自分のことは後回しにしてもなんとかなりますが、誰かがその先で待っていると思うと、やっぱり「早くやってあげたいな」と思ってしまいますね。

Q：中村さんの勤続年数を伺ってもいいですか？

中村：気づけば、もう20年以上この会社におります。正社員としては13年ほどですが、それ以前は子育てと両立しながら、パートでお手伝いしていたんです。

最初は観光パンフレットや広報誌の編集を手伝っていて、経理の方は義母が担当していたんですが、引退をきっかけに私が引き継ぐことになって。そこから本格的に総務の仕事をするようになりました。

昔は全部手作業でしたからね。写植機や和文タイプライター、ワープロ、MS-DOSの時代も知ってます（笑）。 技術の進化の速さにはついていくのがやっとですけど、なんとかアンテナを張りながら頑張ってます。

半日かかっていた請求書の印刷・封入・郵送作業が、LITONE導入後ワンクリックに

Q：LITONE導入前に感じていた課題を教えてください。

中村：請求書の発行は、月に100通ほどを1件1件印刷して、封筒に入れて、切手を貼って、郵便局に持って行って….という流れを毎月繰り返していました。

営業担当の印鑑をもらう必要もあり、出張中だったりすると「早く出したいのに…」と待つ時間もありましたし、宛名や貼り間違いのチェックもすべて手作業です。実際、半日がかりの作業になることも珍しくありませんでした。

それにプリンターもカウンター課金制なので、出力枚数が増えるほどコストもかさむんです。

Q：LITONE for kintone PDFを導入して、どのような変化がありましたか？

中村：いちばん実感しているのは、請求書の処理がラクになったことですね。最終的に「郵便局まで持って行く」という手間が、LITONE for kintone PDFとメールのおかげで本当にワンクリックでメール送信できるようになりました。

これまでと比べて郵送数は1/3ほどになり、封入作業などの時間が短縮できています。

手順もとてもシンプルで、営業担当がkintone上で必要事項を確認し、ステータスを「OK」に更新するだけで確認印の画像が自動で反映されます。あとは、総務が押印をチェックして送信するだけになりました。印鑑をもらいに回る必要もなくなって、確認作業の負担が大きく軽減されました。

Q：他にも「これは改善された」と感じたポイントはありますか？

中村：印刷工場向けの「作業指示書」の出力に、LITONEのPDF機能を使っています。
工場の現場ではまだ電子化が進んでいない部分もありますので、紙で渡す必要があるんです。

そのため、kintoneに入力されたデータの中から、作業に必要な項目だけを抜き出して、A4用紙1枚にきれいにまとめてPDF化し、それを印刷して渡しています。

作業指示書には、印刷に使う紙の種類や枚数、色数、商品名やお客様のお名前、どこに納品するか…など、細かい情報が詰まっているんです。

以前は手書きの3枚複写の伝票を使っていて、1枚は担当営業用、1枚は制作現場へ、もう1枚は総務の控えとして、手書きの受注簿に内容を転記していました。平成23年からはやっとEXCELの受注データに入力するようにはなりましたが。今思うと、作業量が多かったなぁと思います（笑）。

書き文字は読みづらいこともありますし、転記の途中で記入漏れや間違いも発生していました。

その点、今は営業が直接kintoneに入力する形になって、私たちはそれを見て対応するので、転記ミスがなくなって本当に助かっています。

あとは、FAXの送付票とか、郵便で何か書類を送るときの送付状にも使っています。送付状は記録も残りますし、「いつ出したか」などもkintone上で管理できるようになっていて、便利ですね。Kintoneアプリに入力している情報のなかから、必要な項目だけを印刷できるというのも大きな魅力です。

総務の“支える力”が可視化される―ワンクリックDXで進む業務改革

Q：LITONE導入で得られた気づきや変化を教えてください。

中村： 以前は請求書を印刷して、封筒に入れて、宛名を確認して…という手作業をしていたので、時間もかかるし、紙代・印刷代・封筒代なども積み重なると結構なコストだったんです。最近は郵送料も上がってますので、負担が減らせたのは助かっています。

それから、LITONEとkintoneの連携でクラウドに情報が残るので、担当営業が入力してくれた内容をもとに、チーム内でスムーズに確認や共有ができるようになったのも大きな変化です。

以前は「これは誰がどこまでやった？」みたいな確認も多かったんですが、今はステータスを見れば一目で把握できます。総務の業務が“見える化”されて、社内でしっかり共有できるようになったのが、嬉しい変化ですね。

Q：LITONEを使い始めて、率直なご感想や今後の展望があれば教えてください。

中村：請求書の一斉送信を始めたばかりなので、正直、最初は「ちゃんと届いてるかな？」と少し不安もあって…。メールって便利ですけど、やっぱり郵送と違って確認しづらいところもありますから。

でも、今月は特に大きなトラブルもなく無事に終わって、「ああ、やってみてよかったな」とほっとしています。まだ手探りの部分も多いですが、少しずつ慣れていって、もっと他の書類や業務にも活用できたらと思っています。

「半日かかっていた作業が、ワンクリックになる」って本当にすごいですね。「ああ、そういう時代なんだなあ」と実感しています。

編集後記

3枚複写伝票の頃から、時代の変化に柔軟に対応しながら現場に必要な仕組みを丁寧に整えてきた中村さん。その姿勢には、安心感と説得力がにじみ出ています。

LITONE for kintone PDFは、“会社の縁の下の力持ち”である総務担当の方々にとって、確実に頼れるパートナーになれる。中村さんのお話を伺いながら、そう強く実感した取材でした。

今回ご紹介したLITONE for kintoneの詳細はこちら➜https://gbalb.com/litone_report/