LINE WORKSで日報を出してもらうようにした。現場からはトークや掲示板に毎日報告が上がってくる。
それでも、月末になると事務所で日報を1件ずつ読み、Excelに打ち直し、現場ごと・人ごとに振り分けている――。

この記事では、LINE WORKSで日報を回す4つの方法を比べ、「書く」だけでなく「集計」まで楽にする方法を、建設・製造の3社の事例で紹介します。

結論：集計が要るかどうかで選ぶ

日報を「読む」だけなら、LINE WORKSの標準機能で十分です。
転記や振り分けに毎月時間を取られているなら、④を検討する価値があります。

LINE WORKSで日報を回す4つの方法

1トーク・ノート・掲示板にテンプレートで投稿する

LINE WORKSには、日報や議事録の様式を決めておける「テンプレート」があります。トーク・ノート・ホーム（掲示板）で使えるので、項目をそろえた日報をすぐに始められます。

• トーク：いちばん手軽。ただし投稿が流れていくので、あとから探すのは大変です
• ノート：日報をカテゴリーにまとめておけるので、振り返りに向いています
• ホーム（掲示板）：全社や部署ごとに1か所にまとめられ、必読の設定もできます

どれも「書いて、読む」には十分です。一方で、書かれた内容を数字として集計する仕組みはありません。月末に集計するときは、結局だれかが読んで打ち直すことになります。

2アンケート機能で毎日回答してもらう

アンケート機能で日報の項目を作り、毎日回答してもらう方法です。回答はCSVで出せるので、作業時間や件数などの数値は集計しやすくなります。未回答の人にまとめて再通知することもできます。

ただし、回答を出すたびにCSVをExcelでまとめ直す作業は残ります。日報の項目を変えたいときや、過去の分と突き合わせたいときも手作業になりがちです。

3紙に書いたまま撮影して、AIで読み取る

現場では今までどおり紙の日報を書き、スマホで撮影して送ると、AIが文字を読み取ってデータにするサービスもあります。LINE WORKSと連携して使えるものもあります。

いちばんの利点は、現場の書き方を一切変えなくてよいことです。そのかわり、読み取った結果を事務所で確認する作業と、読み取る枚数に応じた月額費用がかかります。

4LINE WORKSの画面で入力して、kintoneに集める

「LITONE ウェブアプリ for LINE WORKS」を使う方法です。現場の人はLINE WORKSのメニューから日報の画面を開き、項目を選んで送るだけ。入力した内容はそのままkintone（サイボウズの業務アプリ）に入り、現場・人・車両・図面ごとに集まります。

入力画面は、選択肢・数値・写真・QRコード読み取り・位置情報・手書きサインなどの部品を、自社の日報に合わせて配置して作ります。選んで入力する形にすると書き方がそろうので、事務所での読み取りや打ち直しが要らなくなります。

「書く」より「集める」が大変

日報のデジタル化というと、現場の入力のしやすさに目が向きがちです。ところが、実際に時間を取られているのは日報を集める側であることが少なくありません。

• 手書きの字を読み取り、Excelに打ち直す
• 現場ごと・人ごと・車両ごとに振り分けて、原価に回す
• 集計が月末にずれ込み、原価の数字が出るのが遅れる

①や②の方法では、現場の「書く」は楽になっても、この「集める」作業は残ります。次の3社は、ここに手を入れたことで効果が出ています。

日報を集計までつなげた3社の事例

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