「LINE WORKSの中で、手書きサインができる機能を探しています。LINE WORKSは使っていますが、kintoneは入れていません」

あるとき、こんなお問い合わせをいただきました。100名あまりがLINE WORKSを使っている土木会社さんです。打ち合わせでは、手書きサインの話から始まり、「kintoneは全員分のアカウントが要るのか」「LINE WORKSのドライブにあるExcelではだめなのか」へと話が広がりました。

同じところで悩んでいる会社は少なくないはずです。この記事では、その打ち合わせで出た悩みと答えを順に紹介します。途中に、自社の人数と作業時間を入れると費用と効果がその場で出る計算機も置きました。

結論：kintoneは10人分。LINE WORKSの全員がサインできる

「LITONE ウェブアプリ for LINE WORKS」を使うと、現場の人はいつものLINE WORKSから入力画面を開き、スマホに指でサインできます。サインは画像としてkintone（サイボウズの業務アプリ）に残ります。

ポイントは、LINE WORKSから入力する人にはkintoneのアカウントが要らないことです。kintoneは最低契約の10ユーザー分だけ用意すれば、LINE WORKSの全員が入力できます。100名あまりの会社なら、費用はこう変わります。

※kintone スタンダードコースは1ユーザー月1,980円・最低10ユーザー（月19,800円）。LITONEは101〜200名で月85,800円（年間一括払いの月換算）。通知オプションは含みません。人数を変えた計算は、下の計算機でできます。

ご相談の内容

お問い合わせをくださったのは、LINE WORKSを社内の連絡に使っている土木会社さんです。有料プランとドライブのオプションを契約し、100名あまりが使っていました。

• 打ち合わせや現場の業務で、手書きのサインを簡単に集めたい
• できればLINE WORKSの中で完結させたい（社員に新しいアプリを覚えてもらうのは避けたい）
• 集めたものは、集計表と一緒に同じ場所で管理したい

最初の壁：全員分のkintoneアカウント

実はこの会社さんは、以前kintoneの導入を検討したことがありました。けれども、全員にアカウントを配る費用と、アカウントを管理する手間が大きく、見送っていたそうです。

現場の全員に入力してもらうしくみを作ろうとすると、ふつうは入力する人の数だけライセンスが要ります。100名を超えると、それだけで年に200万円を超えます。「使ってみたいけれど、人数を考えると手が出ない」というのは、現場の多い会社によくある止まり方です。

LINE WORKSのドライブのExcelではだめなのか

打ち合わせの中で、お客様からは「LINE WORKSのドライブにあるExcelを、そのままデータベースのように使えないか」というお話もありました。すでにドライブを契約していて、表計算もそこでやっているからです。

ただ、お客様のお話では、ドライブ上のExcelは同じファイルの中のシート同士はつなげられても、別のファイルのデータを参照して集計するのが難しいとのことでした。また、トークで入力した内容をそのままExcelのセルに入れたい、という要望もお持ちでした。今のままだと、現場から集めたものをだれかが手で表に移すことになります。

LITONEでの答え：入力はLINE WORKS、データはkintone

LITONEは、LINE WORKSとkintoneをつなぐサービスです。LINE WORKSのトークルームにメニューを置き、そこからkintoneの入力画面を開きます。データの登録はLITONEが代わりに行うので、入力する人にkintoneのアカウントは要りません。誰が入力したかは、LINE WORKSのアカウントで記録されます。

手書きサインの実際

kintoneのアプリにファイルを添付する欄を作り、LITONEの側でその欄を「手書き画像」に設定します。これで、入力画面にサインを書く欄が出ます。書いたサインは画像としてkintoneに保存されます。

打ち合わせのデモでは、PCとスマホの両方で試していただきました。指で書けるぶん、サインはスマホのほうが書きやすいというのが、その場での感想でした。

サインと一緒に使える機能

手書きサインのほかにも、次のような機能を、自社の書類に合わせて画面に配置して使えます。

• 位置情報・QRコードの読み取り：どこで書いたか、どの機械・どの現場かを、手で書かずに残せます
• 現場に要らない項目を隠す：kintoneにある項目のうち、現場が入力しない項目は画面に出さず、スマホの画面を短くできます

今の帳票に近い見た目にしたい場合はご相談ください。

自社の数字で試算してみる

手書きサインに限らず、紙に書いて・集めて・打ち直していた作業を、LINE WORKSからの入力に変えると、どれくらいの時間とお金が浮くのか。下の計算機に自社の数字を入れてみてください。はじめは100名あまりの会社を想定した値が入っています。

「時給や件数の置き方が自社に合っているか分からない」という場合は、30分の無料相談で一緒に数字を確認しながら試算することもできます。

正直なところ：向いている会社・向いていない会社

向いているのは、サインや報告を記録として残し、あとから探したり集計したりしたい会社です。誰が書いたか、いつ登録されたかがkintoneにそろうので、紙の束やトークの流れから探す必要がなくなります。たとえば、作業完了の確認、立会いの確認、物品の受け取り、KY活動（危険予知活動）の参加者の確認など、これまで紙に名前を書いてもらっていたものです。

※ここでのサインは、確認・受け取りの記録として残すためのものです。電子契約サービスの電子署名の代わりにはなりません。発注者に出す書類は、発注者の決まり（指定のシステムや様式）に従ってください。

向いていないのは、LINE WORKSのドライブにあるExcelをそのままデータベースとして使いたい会社です。LITONEのデータの置き場所はkintoneです。今回の会社さんも、いちばん強い要望は「ドライブのExcelに直接書き込みたい」でした。打ち合わせでは、その点も含めてお伝えしています。

また、利用する人数が少ない会社では、LITONEを使わずkintoneのアカウントを人数分用意したほうが安くなることがあります。計算機で人数を減らすと、その境目が分かります。

よくある質問

kintoneを使っていなくても大丈夫ですか？

LITONEとあわせて導入できます。kintoneはスタンダードコース以上が必要で、最低10ユーザーからの契約です。LINE WORKSから入力する人の分のアカウントは要りません。

LINE WORKSのフリープランでも使えますか？

使えます。

サインした人は、あとから分かりますか？

分かります。入力した人はLINE WORKSのアカウントで記録されるので、サインの欄とは別に名前を書いてもらう必要はありません。